Van slimme Excel naar overzicht en rust
Het team van Harold verdronk in een complexe Excel die ooit als oplossing begon maar een last werd. Hoe ze weer overzicht vonden door te beginnen bij het werk zelf.
Uitdaging
Informatie overal verspreid, complexe Excel-formules die niemand begreep, afhankelijkheid van één persoon
Oplossing
Begonnen bij het werk zelf, digitale ondersteuning stap voor stap gebouwd, informatie zichtbaar gemaakt waar nodig
Harold werkt bij een onderhouds- en adviesbureau dat gespecialiseerd is in apparatuur voor precisie metaalbewerking. Machines die moeten blijven draaien omdat stilstand direct geld kost. Het team ondersteunt 281 klanten verspreid over het land. Ze voeren controles en servicebeurten uit, houden bij welke apparatuur waar staat en moeten altijd terug kunnen vinden wat er wanneer is gedaan.
Toen Harold begon, stond de informatie overal. In mails, in losse bestanden, zelfs nog in fysieke mappen in een oude archiefkast. O, en in de hoofden van mensen natuurlijk. Monteurs belden elkaar om te vragen wat de laatste status was. Planners zochten naar het juiste document. Dus deed Harold wat logisch voelde: hij bouwde een overzicht in Excel.
Met tabbladen voor klanten, machines, onderhoudsmomenten en statussen bracht hij orde in de chaos. In het begin werkte het fantastisch. Het team had overzicht, servicebeurten werden beter gepland en iedereen was blij dat er eindelijk structuur was.
Maar het werk groeide door:
- Nieuwe klanten betekenden nieuwe tabbladen en koppelingen
- Machines kregen uitzonderingen die weer extra kolommen vroegen
- Formules werden zo complex dat alleen Harold nog wist hoe het zat
- En bij elke wijziging ontstond de angst dat ergens een fout zou insluipen
Wat begon als een slimme oplossing, werd langzaam een verantwoordelijkheid die steeds zwaarder voelde. Harold merkte dat hij er steeds vaker mee bezig was, ook buiten werktijd. Hij sliep slechter, durfde nauwelijks een dag vrij te nemen en voelde dat alles op zijn schouders rustte. Zijn leidinggevende zag dat het niet goed met hem ging. Niet omdat Harold iets verkeerd deed, maar omdat het systeem om hem heen te kwetsbaar was geworden. Dat was het moment waarop Harold het niet meer alleen hoefde te doen. Samen met zijn leidinggevende en het team besloten ze eerst een stap terug te doen en te kijken naar wat er echt gebeurde in het werk.
Langzaam werd duidelijk: de Excel hielp niet meer. Het onderhoud eraan was een dagtaak op zich geworden.
De omslag
In plaats van nóg een nieuwe versie te bouwen, begonnen ze bij het werk zelf. Ze begonnen klein: een kort overleg aan het begin van de week, samen bepalen wat echt belangrijk was en waar de meeste ruis zat. Ze stemden af wie wat deed en deelden waar mogelijk problemen konden ontstaan.
Daarnaast keken ze naar de informatie die nodig was. Wat moet een monteur onderweg direct zien? Wat moet de planner kunnen aanpassen zonder te zoeken? Welke informatie hoort bij de machine direct beschikbaar te zijn?
Vanuit die werkwijze pakten ze ook de digitale ondersteuning aan. Ze gooiden de Excel niet direct weg. Ze begonnen stap voor stap een app ontwikkelen die in praktijk hielp en de Excel langzaam aan volledig verving. Statussen werden nu direct zichtbaar en het team werd weer minder afhankelijk van één persoon. Foto's en best anden stonden in de app op de plek waar ze nodig waren.
Het gaf overzicht en rust. Niet alleen bij Harold.
De situatie was niet ontstaan omdat Harold iets verkeerd had gedaan. In tegendeel zelfs. Maar de gebruikte tools en ondersteuning pasten niet bij het werk dat gedaan moest worden. Het zorgde voor extra werk en frustratie. Pas toen het team samen het werk anders ging organiseren, kon ook de digitale ondersteuning meebewegen.
Denk je dat dit over jullie gaat?
Plan dan een gesprek. De meeste teams weten binnen één gesprek al waar het wringt en wat een logische eerste stap is.